میزوں میں ڈیٹا کی ایک بڑی صف کے ساتھ کام کرنے کی سہولت کے لئے، وہ ایک مخصوص معیار کے مطابق مسلسل حکم دیا جانا چاہئے. اس کے علاوہ، مخصوص مقاصد کے لئے، کبھی کبھی پورے ڈیٹا صف کی ضرورت نہیں ہے، لیکن صرف انفرادی لائنز. لہذا، بہت بڑی معلومات میں الجھن نہیں ہونے کے لئے، ایک منطقی حل اعداد و شمار کو نفاذ اور دوسرے نتائج سے فلٹر کرنے کے لئے ہو گا. آئیے کہ مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا کیسے ترتیب دیں اور فلٹر کریں.
سادہ ڈیٹا چھانٹ
مائیکروسافٹ ایکسل میں کام کرتے وقت ترتیب میں سب سے زیادہ آسان آلات میں سے ایک ہے. اس کے ساتھ، آپ کو ٹیبل کی قطاریں حروف تہجی کے ترتیب میں ترتیب دے سکتے ہیں، اس کالم کے خلیات میں موجود اعداد و شمار کے مطابق.
مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا چھانٹ کر "ترتیب اور فلٹر" کے بٹن کا استعمال کیا جا سکتا ہے، جو "ہوم" ٹیب میں "رینکنگ" ٹول بار میں واقع ہے. لیکن سب سے پہلے، ہم اس کالم میں کسی بھی سیل پر کلک کرنے کی ضرورت ہے جو ہم ترتیب دیں گے.
مثال کے طور پر، نیچے کی میز میں، ملازمین کو حروف تہجی سے ترتیب دیا جاسکتا ہے. ہم "نام" کالم کے کسی بھی سیل میں بن جاتے ہیں، اور "ترتیب دیں اور فلٹر" کے بٹن پر کلک کریں. حروف تہجی کو ترتیب دینے کے لئے، فہرست کی فہرست سے ظاہر ہوتا ہے، آئٹم "A سے Z سے ترتیب دیں" کو منتخب کریں.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہو، ٹیبل کے تمام اعداد و شمار، حروف کے حروف تہجی کی فہرست کے مطابق واقع ہیں.
ریورس آرڈر میں چھانٹ کرنے کے لئے، اسی مینو میں، Z سے A ترتیب دیں بٹن منتخب کریں ".
ریورس آرڈر میں فہرست دوبارہ تعمیر کی جاتی ہے.
یہ غور کرنا چاہئے کہ اس قسم کی ترتیبات صرف ٹیکسٹ ڈیٹا فارمیٹ کے ساتھ ہی اشارہ کی جاتی ہے. مثال کے طور پر، جب نمبر کی شکل بیان کی جاتی ہے تو "کم از کم سے زیادہ سے زیادہ" (اور اس کے برعکس) کی وضاحت کی گئی ہے، اور جب تاریخ کی شکل بیان کی جاتی ہے تو، "پرانے سے نئے" (اور اس کے برعکس).
اپنی مرضی کے مطابق چھانٹ
لیکن، جیسا کہ ہم دیکھتے ہیں، ایک مخصوص قدر کے مطابق مخصوص اقسام کے ساتھ، ایک ہی شخص کے نام پر مشتمل اعداد و شمار کی حد کے اندر اندر ایک خود مختار ترتیب میں ترتیب دیا جاتا ہے.
اور اگر ہم حروف تہجی سے نام نام کرنا چاہتے ہیں، تو کیا کرنا چاہئے، لیکن مثال کے طور پر، اگر نام سے ملتا ہے، تو اعداد و شمار کو تاریخ کی طرف سے بنایا ہے؟ ایسا کرنے کے ساتھ ساتھ کچھ اور خصوصیات استعمال کرنے کے لئے، سبھی اسی مینو میں "ترتیب دیں اور فلٹر" میں، ہمیں آئٹم "اپنی مرضی کے مطابق چھانٹ ...".
اس کے بعد، ترتیب دینے کی ترتیبات ونڈو کھولتا ہے. اگر آپ کی میز میں عنوانات موجود ہیں تو، براہ کرم نوٹ کریں کہ "اس کے ونڈو میں" میرے ڈیٹا میں عنوانات "کے آگے ایک چیک نشان ہونا ضروری ہے.
فیلڈ میں "کالم" کالم کا نام متعین کرتا ہے، جس کو حل کیا جائے گا. ہمارے معاملے میں، یہ "نام" کالم ہے. میدان میں "چھانٹ" یہ اشارہ کیا جاتا ہے کہ کس قسم کی مواد ترتیب کی جائے گی. چار اختیارات ہیں:
- اقدار؛
- سیل کا رنگ؛
- فونٹ کا رنگ؛
- سیل آئکن
لیکن، زیادہ تر معاملات میں، "اقدار" کا استعمال کیا جاتا ہے. یہ ڈیفالٹ کی طرف سے مقرر کیا جاتا ہے. ہمارے معاملے میں، ہم اس شے کو بھی استعمال کریں گے.
کالم "آرڈر" میں ہمیں اس حکم کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے جس میں ڈیٹا واقع ہو جائے گا: "A سے Z" یا اس کے برعکس. "A سے Z" قیمت کا انتخاب کریں.
لہذا، ہم کالم میں سے ایک کی طرف سے ترتیب دے رہے ہیں. کسی اور کالم پر ترتیب دینے کے لئے اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے لئے بٹن پر "سطح کو شامل کریں" پر کلک کریں.
شعبوں کا ایک اور سیٹ ظاہر ہوتا ہے، جو پہلے ہی کسی اور کالم کی طرف سے ترتیب دینے کے لئے بھرا ہوا ہونا چاہئے. ہمارے معاملے میں، "تاریخ" کالم کی طرف سے. چونکہ ان کی خلیات میں تاریخ کی شکل مقرر کی گئی ہے، "آرڈر" فیلڈ میں ہم نے "A سے Z" اقدار کو مقرر نہیں کیا، لیکن "پرانے سے نئے"، یا "نئے سے پرانے."
اسی طرح، اس ونڈو میں، آپ کو لازمی طور پر ترتیب دینے، اگر ضروری ہو، اور دیگر کالمز کی طرف سے ترتیب دے سکتے ہیں. جب سبھی ترتیبات کی جاتی ہے، تو "OK" بٹن پر کلک کریں.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اب ہماری میز میں تمام اعداد و شمار، سب سے پہلے، ملازم کا نام، اور پھر ادائیگی کی تاریخوں کی طرف سے ترتیب دیا جاتا ہے.
لیکن، یہ اپنی مرضی کے مطابق ترتیب دینے کی تمام خصوصیات نہیں ہے. اگر مطلوبہ ہو تو، اس ونڈو میں آپ کو کالم کی طرف سے نہیں بلکہ قطاروں کی طرف سے ترتیب دے سکتے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، "پیرامیٹرز" کے بٹن پر کلک کریں.
چھانٹ کے پیرامیٹرز کے کھلی کھڑکی میں، سوئچ کو "رینج کالم" کی حیثیت سے "رینج لائنز" کی حیثیت سے منتقل کریں. "ٹھیک" بٹن پر کلک کریں.
اب، پچھلے مثال کے ساتھ تعدد کی طرف سے، آپ کو ترتیب دینے کے لئے اعداد و شمار درج کر سکتے ہیں. اعداد و شمار درج کریں اور "OK" بٹن پر کلک کریں.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اس کے بعد، درج کردہ پیرامیٹرز کے مطابق کالم کو الٹا جاتا ہے.
یقینا، ہماری میز کے لئے، ایک مثال کے طور پر لیا جاتا ہے، کالمز کے مقام کو تبدیل کرنے کے ساتھ نمٹنے کے استعمال خاص طور پر مفید نہیں ہے، لیکن کچھ دوسرے میزوں کے لئے اس طرح کے چھانٹنا بہت مناسب ہو سکتا ہے.
فلٹر
اس کے علاوہ، مائیکروسافٹ ایکسل میں، ڈیٹا فلٹر فنکشن ہے. یہ آپ کو صرف وہی اعداد و شمار چھوڑنے کی اجازت دیتا ہے جو آپ فٹ دیکھتے ہیں، اور آرام کو چھپاتے ہیں. اگر ضرورت ہو تو پوشیدہ ڈیٹا ہمیشہ نظر آتی ہے.
اس فنکشن کو استعمال کرنے کے لئے، ہم میز کے کسی بھی سیل پر کلک کریں (اور ترجیحی طور پر ہیڈر میں)، پھر "ترتیب دیں" ٹول بار میں "ترتیب اور فلٹر" کے بٹن پر کلک کریں. لیکن، اس وقت موجود مینو میں، آئٹم "فلٹر" کو منتخب کریں. آپ ان کارروائیوں کے بجائے صرف کلیدی مجموعہ Ctrl + Shift + L پریس کرسکتے ہیں.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، تمام کالموں کے نام سے خلیات میں، ایک اسکوائر کی شکل میں ایک آئکن شائع ہوا، جس میں اوپر کے اوپر مثلث لکھا جاتا ہے.
کالم میں اس آئکن پر کلک کریں جس کے مطابق ہم فلٹر جا رہے ہیں. ہمارے معاملے میں، ہم نے نام سے فلٹر کرنے کا فیصلہ کیا. مثال کے طور پر، ہمیں ڈیٹا صرف ملازم نکولوف کو چھوڑنے کی ضرورت ہے. لہذا، ہم دوسرے دوسرے کارکنوں کے نام سے ٹینک کو ہٹا دیں.
جب عمل مکمل ہوجاتا ہے، تو "OK" بٹن پر کلک کریں.
جیسا کہ ہم دیکھتے ہیں، میز میں نکولوف کے ملازم کے نام کے ساتھ صرف لائنز تھے.
چلو کام پیچیدہ کرتے ہیں، اور ٹیبل میں چھوڑ کر صرف اعداد و شمار جو 2016 کے تیسرے سہ ماہی کے لئے نکولوف سے متعلق ہیں. ایسا کرنے کے لئے، سیل "تاریخ" کے آئکن پر کلک کریں. اس فہرست میں جو کھولتا ہے، اسے "مئی"، "جون" اور "اکتوبر" کے مہینوں سے ٹینک کو ہٹا دیں، کیونکہ وہ تیسری سہ ماہی سے متعلق نہیں ہیں، اور "OK" بٹن پر کلک کریں.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ہمیں صرف ایک ہی اعداد و شمار کی ضرورت ہے.
کسی مخصوص کالم پر فلٹر کو ہٹانے اور چھپے ہوئے ڈیٹا کو ظاہر کرنے کے لئے، پھر اس کالم کے نام سے سیل میں موجود آئیکن پر کلک کریں. مینو میں کھلتا ہے، اس آئٹم پر "فلٹر کو ہٹا دیں ..." پر کلک کریں.
اگر آپ فلٹر کے مطابق مکمل طور پر ری سیٹ کرنا چاہتے ہیں تو، آپ کو ربن پر "ترتیب دیں اور فلٹر" بٹن پر کلک کرنے کی ضرورت ہے، اور "صاف" اختیار کا انتخاب کریں.
اگر آپ فلٹر کو مکمل طور پر ہٹانے کی ضرورت ہے تو، اس کے آغاز کے طور پر، اسی مینو میں، "فلٹر" شے کو منتخب کریں، یا کی بورڈ پر Ctrl + Shift + L پر کلیدی مجموعہ ٹائپ کریں.
اس کے علاوہ، یہ غور کرنا چاہئے کہ جب ہم "فلٹر" تقریب کے بعد، ٹیبل ہیڈر کے خلیات میں موجود اس آئکن پر کلک کرتے ہیں تو، ظاہر مینو میں، ترتیب دے افعال دستیاب ہیں، جو ہم نے اوپر بیان کیا ہے: "A سے Z ترتیب دیں" ، "Z سے A" سے ترتیب دیں، اور "رنگ کی طرف سے ترتیب دیں".
سبق: Microsoft Excel میں آٹو فلٹر کا استعمال کیسے کریں
اسمارٹ ٹیبل
چھانٹ اور فلٹرنگ ڈیٹا نامی علاقے کو جو آپ کو نام نہاد "سمارٹ ٹیبل" میں کام کررہے ہیں اسے تبدیل کرکے بھی چالو کر سکتے ہیں.
سمارٹ ٹیبل بنانے کے دو طریقے ہیں. ان میں سے سب سے پہلے استعمال کرنے کے لئے، ٹیبل کے پورے علاقے کا انتخاب کریں، اور، ہوم ٹیب میں، ٹیبل ٹیپ کے طور پر فارمیٹ پر بٹن پر کلک کریں. یہ بٹن طرزیں ٹول بار میں واقع ہے.
اس کے بعد، آپ کی پسندیدہ شیلیوں میں سے کسی ایک کو منتخب کریں جو فہرست کھولتا ہے. ٹیبل کا انتخاب میز کی فعالیت پر اثر انداز نہیں کرے گا.
اس کے بعد، ایک ڈائیلاگ باکس کھولتا ہے جس میں آپ میز کے نواحی کو تبدیل کرسکتے ہیں. لیکن، اگر آپ نے پہلے سے ہی علاقے کو صحیح طریقے سے منتخب کیا ہے، تو پھر کچھ اور کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اہم بات یہ یاد رکھنا ہے کہ "ہیڈر کے ساتھ ٹیبل" کے پیرامیٹر کے آگے ایک نشان موجود ہے. اگلا، "OK" بٹن پر کلک کریں.
اگر آپ دوسرا طریقہ استعمال کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ میز کے پورے علاقے کو بھی منتخب کرنے کی ضرورت ہے، لیکن اس بار "داخل کریں" ٹیب پر جائیں. یہاں تک کہ، ربن پر "میزیں" ٹول باکس میں، آپ کو "ٹیبل" کے بٹن پر کلک کرنا چاہئے.
اس کے بعد، آخری وقت کی طرح، ایک ونڈو کھل جائے گی جہاں آپ ٹیبل کی جگہ کے کنارے کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں. "ٹھیک" بٹن پر کلک کریں.
ہوشیار ٹیبل تخلیق کرتے وقت جس طریقے سے آپ استعمال کرتے ہو، آپ کو میز کے ساتھ ختم ہو جائے گا، جس کے ٹوپیوں کے خلیات میں پہلے سے بیان کردہ فلٹر شبیہیں نصب کیے جائیں گے.
جب آپ اس آئیکن پر کلک کرتے ہیں، تو "ترتیب اور فلٹر" کے بٹن کے ذریعہ معیاری راستے میں فلٹر شروع کرنے کے دوران تمام ہی افعال دستیاب ہوں گے.
سبق: مائیکروسافٹ ایکسل میں میز کیسے بنانا
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، چھانٹنے اور فلٹرنگ کے اوزار، جب مناسب طریقے سے استعمال کرتے ہیں، صارفین کو ٹیبل کے ساتھ کام کرنے میں بہت سہولت مل سکتی ہے. خاص طور پر متعلقہ اس واقعہ میں ان کے استعمال کا سوال ہے کہ ایک ٹیبل میں ایک بہت بڑی ڈیٹا صف ہے.
