ایکسل میں کام کرتے وقت، کچھ ٹیبلوں کو بے ترتیب انداز تک پہنچ جاتا ہے. اس حقیقت کی طرف اشارہ ہوتا ہے کہ دستاویز کا سائز بڑھتا ہے، کبھی کبھی ایک درجن میگابیٹ یا زیادہ تک پہنچ جاتا ہے. ایکسل کام کے بکس کے وزن میں اضافہ صرف ہارڈ ڈرائیو پر قبضہ خلا کی مقدار میں اضافہ نہیں ہوتا ہے، لیکن، زیادہ اہم بات یہ ہے کہ اس میں مختلف کارروائیوں اور عملوں کے عمل کو تیز کرنے کی رفتار میں کمی ہے. بس جب آپ ایسے دستاویز کے ساتھ کام کرتے ہیں تو، ایکسل کو سست کرنا شروع ہوتا ہے. لہذا، اس طرح کے کتابوں کے سائز کو بہتر بنانے اور کم کرنے کا مسئلہ فوری ہو جاتا ہے. آتے ہیں کہ آپ ایکسل میں فائل کا سائز کیسے کم کرسکتے ہیں.
کتاب کے سائز کو کم کرنے کے طریقہ کار
توسیع شدہ فائل کو بہتر بنانے کے ایک بار میں کئی سمتوں میں ہونا چاہئے. بہت سے صارفین کو اندازہ نہیں ہے، لیکن اکثر ایکسل ورک ورک بک میں بہت ضروری غیر ضروری معلومات شامل ہیں. جب کوئی فائل چھوٹا ہے تو، اس پر کوئی خاص توجہ نہیں دیتا ہے، لیکن اگر دستاویز منجمد ہوتا ہے، تو آپ اسے ہر ممکن پیرامیٹرز کے ساتھ بہتر بنانے کی ضرورت ہے.
طریقہ 1: کام کرنے کی حد میں کمی
کام کرنے کی حد اس علاقے میں ہے جس میں ایکسل نے اعمال کو یاد رکھی ہے. ایک دستاویز کو دوبارہ شروع کرتے وقت، پروگرام کے تمام خلیوں کو دوبارہ ترتیب دیتا ہے. لیکن یہ ہمیشہ اس سلسلے سے متعلق نہیں ہے جس میں صارف اصل میں کام کرتا ہے. مثال کے طور پر، ٹیبل کے نیچے سے کہیں زیادہ جگہ قائم نہیں کی جائے گی جس میں اس جگہ پر واقع عنصر پر کام کرنے کی حد کا سائز بڑھ جائے گا. یہ پتہ چلتا ہے کہ جب دوبارہ دوبارہ طے ہوتا ہے، ایکسل ہر وقت خالی خلیوں کا گروپ چلاتا ہے. آتے ہیں کہ آپ کس طرح ایک مخصوص میز کے مثال سے اس مسئلے کو حل کرسکتے ہیں.
- سب سے پہلے، اصلاح سے پہلے اپنے وزن پر نظر ڈالیں، اس کا موازنہ کرنے کے طریقہ کار کے بعد کیا ہوگا. یہ ٹیب پر منتقل کرکے کیا جا سکتا ہے "فائل". سیکشن پر جائیں "تفصیلات". کھلی ونڈو کے دائیں حصے میں کتاب کی اہم خصوصیات اشارہ کی جاتی ہیں. خصوصیات کی پہلی شناخت دستاویز کا سائز ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ہمارے معاملے میں یہ 56.5 کلوبائٹس ہے.
- سب سے پہلے، آپ کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ شیٹ کے حقیقی کام کرنے والے علاقے کو اس صارف سے مختلف ہے جو صارف کو واقعی ضرورت ہے. یہ بہت آسان ہے. ہم میز کے کسی بھی سیل میں بن جاتے ہیں اور کلیدی مجموعہ کو ٹائپ کریں گے Ctrl + اختتام. ایکسل فوری طور پر آخری سیل پر چلتا ہے، جس کے پروگرام ورکس کے حتمی عنصر کے طور پر سمجھا جاتا ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ہمارے خاص معاملے میں، یہ 913383 لائن ہے. اس بات کا یقین ہے کہ میز اصل میں صرف پہلی چھ لائنوں پر قبضہ کرتا ہے، یہ کہا جا سکتا ہے کہ 913377 لائنیں، حقیقت میں، بیکار لوڈ ہے، جس میں نہ صرف فائل کا سائز بڑھتا ہے، بلکہ کسی بھی کارروائی کو انجام دینے پر جب پروگرام کی پوری رینج کا مستقل استحکام، دستاویز پر کام میں کمی کا باعث بنتا ہے.
بلاشبہ، حقیقت میں، حقیقی کام کرنے والے رینج اور ایک ایکسل کے درمیان اس طرح کا ایک بڑا فرق بہت کم ہے، اور ہم نے واضح طور پر اس طرح کی بڑی تعداد میں لائنیں لی ہیں. اگرچہ، بعض اوقات بعض صورت حال بھی ہوتے ہیں جب ایک شیٹ کے پورے علاقے کو کام کے علاقے پر غور کیا جاتا ہے.
- اس مسئلے کو حل کرنے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے خالی اور شیٹ کے آخر تک شروع ہونے والی تمام لائنوں کو ختم کرنے کی ضرورت ہے. ایسا کرنے کے لئے، پہلے سیل کو منتخب کریں جو فوری طور پر میز سے نیچے واقع ہے، اور کلیدی مجموعہ کو ٹائپ کریں Ctrl + Shift + Down Arrow.
- جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اس کے بعد، پہلے کالم کے تمام عناصر کو منتخب کیا گیا تھا، مخصوص سیل سے اور میز کے آخر تک. پھر دائیں ماؤس بٹن کے ساتھ مواد پر کلک کریں. کھلی سیاحت مینو میں، آئٹم منتخب کریں "حذف کریں".
بہت سے صارفین کو بٹن پر کلک کرکے حذف کرنے کی کوشش ہے. حذف کریں کی بورڈ پر، لیکن یہ درست نہیں ہے. یہ عمل خلیات کے مواد کو صاف کرتی ہے، لیکن خود کو خارج نہیں کرتا. لہذا، ہمارے معاملے میں یہ مدد نہیں کرے گا.
- ہم نے آئٹم کا انتخاب کرنے کے بعد "حذف کریں ..." سیاحت مینو میں، ایک چھوٹا سا سیل ہٹانے والا ونڈو کھولتا ہے. ہم نے اس میں سوئچ کو پوزیشن میں ڈال دیا "سٹرنگ" اور بٹن پر کلک کریں "ٹھیک".
- منتخب کردہ رینج کی تمام لائنیں حذف کردی گئی ہیں. کھڑکی کے اوپری بائیں کونے میں ڈسکٹٹ آئیکن پر کلک کرکے کتاب کو دوبارہ بنانا یقینی بنائیں.
- اب چلتے ہیں کہ اس نے ہماری مدد کی. میز میں کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور شارٹ کٹ ٹائپ کریں Ctrl + اختتام. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ایکسل نے میز کے آخری سیل کو منتخب کیا، جس کا مطلب یہ ہے کہ اب یہ شیٹ کے کارکن کا آخری عنصر ہے.
- اب ہم سیکشن میں جائیں گے "تفصیلات" ٹیبز "فائل"معلوم کرنے کے لئے کہ ہمارے دستاویز کا وزن کتنا کم ہوگیا ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اب اب 32.5 KB ہے. اصلاحات کے طریقہ کار سے پہلے یاد رکھیں کہ اس کا سائز 56.5 KB تھا. اس طرح، یہ 1.7 گنا سے زیادہ کی طرف سے کم کیا گیا تھا. لیکن اس صورت میں، اہم کامیابی فائل کے وزن میں بھی کم نہیں ہے، لیکن یہ حقیقت یہ ہے کہ یہ پروگرام اب غیر معتبر طور پر غیر استعمال کردہ رینج کی دوبارہ ترتیب دینے سے مستثنی ہے، جس میں دستاویز کو پروسیسنگ کی رفتار میں نمایاں اضافہ ہوگا.
اگر اس کتاب میں کئی شیٹ شامل ہیں جو آپ کے ساتھ کام کرتے ہیں تو آپ کو ان میں سے ہر ایک کے ساتھ ایک ہی طریقہ کار کی ضرورت ہے. یہ دستاویز کے سائز کو مزید کم کر دے گا.
طریقہ 2: بے ترتیب فارمیٹنگ ختم
ایک اور اہم عنصر جو ایکسل دستاویز کو بھاری بنا دیتا ہے بے شمار فارمیٹنگ ہے. اس میں مختلف قسم کے فانٹ، سرحدوں، نمبر فارمیٹس کے استعمال میں شامل ہوسکتا ہے، لیکن سب سے پہلے مختلف رنگوں کے ساتھ سیلز بھرنے پر خدشہ ہے. لہذا آپ فائل کی شکل سے پہلے، آپ کو دو بار سوچنے کی ضرورت ہے، اور کیا یہ اس عمل کے بغیر یا اس عمل کے بغیر ہے، آپ آسانی سے کر سکتے ہیں.
یہ خاص طور پر کتابوں کی سچائی ہے جو بڑی مقدار میں معلومات پر مشتمل ہے، جو اپنے آپ کو پہلے ہی کافی سائز ہے. کتاب میں فارمیٹنگ شامل کرنا اس کا وزن بھی کئی بار بڑھ سکتا ہے. لہذا، دستاویز اور فائل سائز میں پیش کی گئی معلومات کی نمائش کے درمیان "سنہری مطلب" کا انتخاب کرنا ضروری ہے، صرف فارمیٹنگ کو صرف اس صورت میں لاگو کرنے کے لئے جہاں ضروری ہے.
فارمیٹنگ، وزن سے متعلق ایک اور عنصر یہ ہے کہ بعض صارفین کو "حجم کے ساتھ" خلیات کی شکل میں ترجیح دیتے ہیں. یہ ہے، وہ نہ صرف ٹیبل خود کی شکل بلکہ اس کے تحت رینج بھی ہے، کبھی بھی شیٹ کے اختتام پر توقع کی جاتی ہے کہ جب نئی صفیں میز میں شامل ہوجاتی ہیں، تو انہیں ہر وقت دوبارہ فارمیٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی.
لیکن یہ معلوم نہیں ہے کہ نئی لائنیں شامل کی جائیں گی اور کتنی تعداد میں اضافہ کیا جائے گا، اور اس طرح کے ابتدائی فارمیٹنگ کے ساتھ آپ اب بھی فائل بنائے گی، جس میں اس دستاویز کے ساتھ کام کی رفتار پر منفی اثر پڑے گا. لہذا، اگر آپ خالی خلیوں میں فارمیٹنگ لاگو کرتے ہیں جو ٹیبل میں شامل نہیں ہیں، تو آپ کو یقینی طور پر اسے ختم کرنا چاہئے.
- سب سے پہلے، آپ کو تمام خلیات کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے جو ڈیٹا کے ساتھ رینج کے نیچے واقع ہیں. ایسا کرنے کے لئے، عمودی تعاون کے پینل پر پہلی خالی لائن کی تعداد پر کلک کریں. پوری لائن پر روشنی ڈالی گئی ہے. اس کے بعد ہم گرم کلید کا مجموعہ استعمال کرتے ہیں جو ہم پہلے ہی جانتے ہیں. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- اس کے بعد، اعداد و شمار سے بھرا ہوا ٹیبل کے حصے کے نیچے صفوں کی پوری رینج پر روشنی ڈالی گئی ہے. ٹیب میں ہونے والا "ہوم" آئیکن پر کلک کریں "صاف"جو ٹائل پر ٹولز کے بلاک میں واقع ہے ترمیم. ایک چھوٹا سا مینو کھولتا ہے. اس میں ایک پوزیشن منتخب کریں "واضح شکلیں".
- منتخب کردہ رینج کے تمام خلیوں میں اس کارروائی کے بعد، فارمیٹنگ ختم کردی جائے گی.
- اسی طرح، آپ میز میں غیر ضروری فارمیٹنگ کو ہٹا سکتے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، ہم انفرادی خلیات یا ایک رینج منتخب کریں جس میں ہم کم سے کم مفید ہونے کے لئے فارمیٹنگ پر غور کرتے ہیں، بٹن پر کلک کریں. "صاف" ٹیپ اور فہرست سے، شے کو منتخب کریں "واضح شکلیں".
- جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، میز کی منتخب کردہ حد میں فارمیٹنگ مکمل طور پر ہٹا دیا گیا ہے.
- اس کے بعد، ہم اس سلسلے میں واپس آتے ہیں جو کچھ فارمیٹنگ عناصر ہیں جو ہم مناسب ہیں: سرحدیں، عددی شکلیں وغیرہ.
اوپر کے اقدامات ایکسل ورک بک کے سائز کو کم کرنے اور اس میں کام کو تیز کرنے میں مدد ملے گی. لیکن یہ بہتر ہے کہ ابتداء فارمیٹنگ کا استعمال صرف جہاں مناسب اور ضروری ہے، دستاویز کو بہتر بنانے کے بجائے وقت خرچ کرنے کے بجائے.
سبق: ایکسل میزیں فارمیٹنگ
طریقہ 3: لنکس کو حذف کریں
کچھ دستاویزات میں، ایک بہت بڑی تعداد کے لنکس، جہاں سے اقدار ھیںچ رہے ہیں. یہ بھی ان میں کام کی رفتار کو سنجیدگی سے سست کر سکتا ہے. دوسری کتابوں کے لئے بیرونی روابط خاص طور پر سختی پر اثر انداز کرتی ہیں، اگرچہ اندرونی روابط بھی رفتار پر منفی اثرات رکھتے ہیں. اگر ذریعہ جس لنک سے معلومات حاصل ہوتی ہے وہ مسلسل مسلسل اپ ڈیٹ نہیں کی جاتی ہے، تو یہ عام اقدار کے ساتھ خلیوں میں ریفرنس کے پتوں کو تبدیل کرنے کے لئے سمجھتا ہے. یہ دستاویز کے ساتھ کام کی رفتار میں اضافہ کر سکتا ہے. آپ دیکھ سکتے ہیں کہ لنک یا قیمت ایک مخصوص سیل میں ہے؛ آپ عنصر کو منتخب کرنے کے بعد فارمولہ بار میں کرسکتے ہیں.
- اس علاقہ کو منتخب کریں جن میں لنکس شامل ہیں. ٹیب میں ہونے والا "ہوم"بٹن پر کلک کریں "کاپی" جو ترتیبات گروپ میں ربن پر واقع ہے "کلپ بورڈ".
متبادل طور پر، رینج منتخب کرنے کے بعد، آپ گرم چابیاں کا ایک مجموعہ استعمال کرسکتے ہیں. Ctrl + C.
- ہم نے اعداد و شمار کاپی کرنے کے بعد، انتخاب سے انتخاب نہیں ہٹائیں، لیکن دائیں ماؤس کے بٹن پر اس پر کلک کریں. سیاق و سباق مینو شروع کیا گیا ہے. اس میں بلاک میں "اندراج کے اختیارات" آئیکن پر کلک کرنے کی ضرورت ہے "اقدار". یہ دکھایا گیا اعداد و شمار کے ساتھ ایک پینٹگرام کی طرح لگ رہا ہے.
- اس کے بعد، منتخب کردہ علاقے میں تمام لنکس کو اعداد و شمار کے اقدار کے ساتھ تبدیل کیا جائے گا.
لیکن یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ ایکسل ورکشاپ کو بہتر کرنے کا یہ اختیار ہمیشہ قابل قبول نہیں ہے. یہ صرف اس وقت استعمال کیا جا سکتا ہے جب اصل ذریعہ کے اعداد و شمار متحرک نہیں ہوتے، یہ ہے کہ، وہ وقت کے ساتھ تبدیل نہیں ہوتے ہیں.
طریقہ 4: شکل میں تبدیلیاں
فائل سائز میں نمایاں طور پر کم کرنے کا ایک اور طریقہ اس کی شکل تبدیل کرنا ہے. یہ طریقہ شاید شاید دوسروں کے مقابلے میں دوسروں کے مقابلے میں کسی کتاب کو مرتب کرنے میں مدد ملتی ہے، اگرچہ مندرجہ بالا پیش کردہ اختیارات کو بھی مجموعہ میں استعمال کرنے کی ضرورت ہے.
ایکسل میں، کئی "مقامی" فائل فارمیٹس ہیں - xls، xlsx، xlsm، xlsb. ایکس ایس ایل کی شکل ایکسل 2003 اور پہلے کے پروگرام کے ورژن کے لئے بیس کی توسیع تھی. یہ پہلے سے طے شدہ ہے، لیکن، اس کے باوجود، بہت سے صارفین ابھی تک لاگو جاری رکھیں گے. اس کے علاوہ، ایسی صورت حال موجود ہیں جب آپ کو پرانے فائلوں کے ساتھ کام کرنے کے لئے واپس جانا پڑے گا جو جدید فارمیٹس کی کمی کی وجہ سے کئی سال پہلے پیدا ہوا تھا. یہ حقیقت یہ بتانا نہیں ہے کہ بہت سی تیسری پارٹی کے پروگراموں کو اس ایکسچینج کے ساتھ کتابوں کے ساتھ کام کرنے کے ایکسل دستاویزات کے بعد کے ورژن کو کیسے ہینڈل کرنے کا پتہ نہیں ہے.
یہ غور کرنا چاہئے کہ ایکس ایل ایل کی توسیع کے ساتھ کتاب ایکس ایل ایکس ایکس کی شکل کے جدید تعدد سے کہیں زیادہ بڑا سائز ہے، جس میں ایکسل فی الحال بنیادی طور پر استعمال ہوتا ہے. سب سے پہلے، یہ حقیقت یہ ہے کہ xlsx فائلوں، حقیقت میں، کمپریسڈ آرکائیوز ہیں. لہذا، اگر آپ xls توسیع کا استعمال کرتے ہیں، لیکن کتاب کا وزن کم کرنا چاہتے ہیں، تو یہ صرف Xlsx کی شکل میں اسے دوبارہ محفوظ کرکے کیا جا سکتا ہے.
- ایک دستاویز کو xls فارمیٹ سے xlsx کی شکل میں تبدیل کرنے کے لئے، ٹیب پر جائیں "فائل".
- کھڑکی میں کھولتا ہے، فوری طور پر سیکشن پر توجہ دینا "تفصیلات"جہاں یہ اشارہ کیا جاتا ہے کہ فی الحال دستاویز کا وزن 40 Kb ہے. اگلا، نام پر کلک کریں "محفوظ کریں ...".
- بچت ونڈو کھولتا ہے. اگر آپ چاہیں تو، آپ اس میں ایک نئی ڈائرکٹری میں جا سکتے ہیں، لیکن زیادہ تر صارفین کے لئے ذریعہ کے طور پر ایک ہی جگہ میں نئے دستاویز کو ذخیرہ کرنے کے لئے یہ آسان ہے. اگرچہ مطلوبہ نام کا نام "فائل نام" فیلڈ میں تبدیل کیا جاسکتا ہے، اگرچہ ضروری نہیں. اس طریقہ کار میں سب سے اہم میدان میں ڈالنا ہے "فائل کی قسم" مطلب "ایکسل ورکشاپ (.xlsx)". اس کے بعد آپ بٹن دبائیں گے "ٹھیک" ونڈو کے نچلے حصے میں.
- بچانے کے بعد، حصے پر جائیں "تفصیلات" ٹیبز "فائل"، یہ دیکھنے کے لئے کتنا وزن کم ہے. جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اب اب 13.5 KB کے تبادلے کے طریقہ کار سے پہلے 40 KB کے خلاف ہے. یہی ہے، جدید شکل میں صرف ایک تحفظ ہمیں اجازت دیتا ہے کہ یہ کتاب تقریبا تین بار تک محدود ہوجائے.
اس کے علاوہ، ایکسل میں ایک اور جدید xlsb کی شکل یا ایک بائنری کتاب ہے. اس میں، دستاویز بائنری انکوڈنگ میں محفوظ ہے. یہ فائلیں xlsx کتابوں سے بھی کم ہیں. اس کے علاوہ، وہ زبان جس میں لکھا جاتا ہے ایکسل کے قریب ترین ہے. لہذا، یہ اس طرح کی کتابوں کے ساتھ تیزی سے کسی اور توسیع سے کام کرتا ہے. ایک ہی وقت میں، فعالیت کی شرائط کے مطابق مخصوص شکل کی کتاب اور مختلف اوزار (فارمیٹنگ، افعال، گرافکس، وغیرہ) استعمال کرنے کا امکان xlsx کی شکل میں کمتر نہیں ہے اور Xls کی شکل سے زیادہ ہے.
بنیادی وجہ یہ ہے کہ xlsb ایکسل میں ڈیفالٹ فارمیٹ نہیں بن سکا یہ ہے کہ تیسرے فریق کے پروگرام اس کے ساتھ ہی محنت کرتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کو ایکسل سے 1C پروگرام سے معلومات برآمد کرنے کی ضرورت ہے، تو یہ xlsx یا xls دستاویزات کے ساتھ کیا جا سکتا ہے، لیکن xlsb کے ساتھ نہیں. لیکن، اگر آپ کسی تیسری پارٹی کے پروگرام میں ڈیٹا کو منتقل کرنے کی منصوبہ بندی نہیں کرتے ہیں تو، آپ دستاویز کو xlsb کی شکل میں محفوظ طریقے سے محفوظ کرسکتے ہیں. یہ آپ کو دستاویز کے سائز کو کم کرنے اور اس میں کام کی رفتار میں اضافہ کرنے کی اجازت دے گی.
xlsb توسیع میں ایک فائل کو بچانے کے لئے طریقہ کار ایک جیسے جیسے xlsx توسیع کے لئے کیا ہے. ٹیب میں "فائل" شے پر کلک کریں "محفوظ کریں ...". کھلے کھلے کھلے کھڑکی میں میدان میں "فائل کی قسم" ایک اختیار کا انتخاب کرنے کی ضرورت ہے "ایکسل بائنری ورکشاپ (*. xlsb)". پھر بٹن پر کلک کریں. "محفوظ کریں".
ہم اس حصے میں دستاویز کے وزن کو دیکھتے ہیں. "تفصیلات". جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اس سے بھی زیادہ کمی آئی ہے اور اب صرف 11.6 KB ہے.
خلاصہ، ہم یہ کہہ سکتے ہیں کہ اگر آپ کسی شکل میں ایک فائل کے ساتھ کام کر رہے ہیں، اس کا سائز کم کرنے کا سب سے مؤثر طریقہ جدید xlsx یا xlsb فارمیٹس میں دوبارہ بچانے کے لئے ہے. اگر آپ ان فائلوں کو پہلے سے ہی استعمال کر رہے ہیں تو، ان کا وزن کم کرنے کے لئے، آپ کو کاریگری کا درست طریقے سے ترتیب دینا چاہئے، بے شمار فارمیٹنگ اور غیر ضروری لنکس کو ہٹا دیں. اگر آپ پیچیدہ میں یہ تمام کام انجام دیتے ہیں تو آپ کو سب سے بڑی واپسی مل جائے گی، اور اپنے آپ کو ایک ہی اختیار میں محدود نہ کریں.
